'Gasto parte do meu dia lendo e respondendo e-mails de colegas' - by Max Gehringer

Transcrição do comentário do Max Gehringer para a rádio CBN, do dia 13/04/2011, sobre e-mails corporativos.

Áudio original disponível no site da CBN (link aqui). E se você quiser ler os comentários anteriores do Max Gehringer, publicados aqui, basta clicar neste link.

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'Gasto parte do meu dia lendo e respondendo e-mails de colegas'


"Passo boa parte do meu dia lendo ou respondendo e-mails", escreve um preocupado ouvinte. "E três fatos me chamam a atenção. O primeiro é que a mensagem escrita substituiu a conversa: funcionários disparam e-mails mesmo estando a poucos metros do destinatário. O segundo é que quem recebe um e-mail com cinco copiados sente-se na obrigação de responder para todos, mesmo sem ter nada a acrescentar. E o terceiro é que quase metade dos e-mails nada tem a ver com o trabalho, são piadas e fotos. Isso acontece em todas as empresas ou a minha é exceção?"

Bom, vamos separar em duas partes. Os e-mails que nada têm a ver com trabalho são comuns apenas nas empresas nas quais não existe controle sobre o conteúdo. Isso é fácil de resolver, porque legalmente a empresa pode acessar os e-mails recebidos e enviados. O sistema é de propriedade da empresa e os e-mails foram enviados durante o horário de expediente. Isso vale também para o acesso de sites ou redes sociais. Basta a empresa divulgar que começará a ler tudo e o correio da amizade termina de imediato.

Agora vamos à primeira parte da resposta, a dos e-mails com conteúdo profissional. O e-mail tem muitas vantagens: é grátis, é rápido, e tanto faz enviar uma mensagem para vinte destinatários ou um só. É essa aparente conveniência que gera a enxurrada.

Conheço uma empresa que impôs quatro regrinhas para e-mails, que são:

- Nenhuma mensagem pode ter mais de cinco linhas de texto.

- Antes de enviar, releia o que escreveu.

- Não mande para quem não precisa.

- Não responda o que não lhe foi perguntado.

Na primeira semana, uma equipe rastreou os e-mails e os reincidentes foram chamados para uma reunião de orientação. A partir daí, segundo a empresa, o tráfico caiu 60%, livrando duas horas por dia por funcionário. Não sei se é mesmo tudo isso, mas se for metade, já seria um belo progresso.

Max Gehringer, para CBN.