Áudio original disponível no site da CBN (link aqui). E se você quiser ler os comentários anteriores do Max Gehringer, publicados aqui, basta clicar neste link.
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'Reuniões estão cada vez mais longas e menos produtivas'
Um ouvinte escreve: "Semanalmente, temos em nossa empresa uma reunião de operações, com representantes de vários setores. O meu chefe é o coordenador dela e está preocupado porque, a cada semana, a reunião fica mais longa e menos produtiva. Porque cada participante insiste em dar longos palpites, qualquer que seja o tema levantado. Meu chefe me pediu para lhe escrever e perguntar se você tem alguma sugestão para evitar tanto desperdício de tempo e de esforços."
Sim, tenho. Eu sugiro que o seu chefe abdique da coordenação. Qualquer reunião depende basicamente de quem a está conduzindo, tanto em termos de duração quanto de conteúdo. Eu presumo que seu chefe não possa, ou não queira, interromper os participantes que nada têm a contribuir e passar a palavra a quem realmente tenha o que dizer. Só isso já é suficiente para transformar qualquer reunião em um concurso de vaidades pessoais.
Caso não tenha sido concedida a seu chefe a autoridade para efetivamente comandar a reunião, ele deve exigí-la. Se isso for melindrar os demais participantes, seu chefe pode propor uma coordenação rotativa: cada semana, um dos participantes se encarregaria dos trabalhos.
O mais importante, porém, é a imposição de algumas regras elementares:
A primeira é distribuir uma agenda prévia, com a lista de todos os assuntos que serão discutidos.
A segunda é determinar o tempo de duração de cada assunto. Se o tempo estourar, passa-se ao assunto seguinte.
A terceira é impedir que sejam discutidos temas que não constem na agenda do dia.
E a quarta é o compromisso de todos para respeitar a autoridade do coordenador do dia.
Sinto que seu chefe tenha que ouvir isso, mas não existem reuniões ruins. Existem apenas reuniões mal conduzidas.
Max Gehringer, para CBN.
Concordo! Já participei de reuniões totalmente sem sentido, mas porque quem coordenava deixava o negócio correr solto, daí realmente fica chata e sem sentido.
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