'Como devo responder os e-mails da empresa?' - by Max Gehringer

Transcrição do comentário do Max Gehringer para a rádio CBN, do dia 14/06/2013, sobre como responder e-mails no trabalho e quatro coisas que devem ser evitadas nos e-mails profissionais.

Áudio original disponível no site da CBN. E se você quiser ler os comentários anteriores do Max Gehringer, publicados aqui, basta clicar neste link.

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'Como devo responder os e-mails da empresa?'

"Minha pergunta é sobre e-mails no trabalho", escreve um ouvinte. "Todos precisam ser respondidos? Qual é a melhor maneira de respondê-los? Pergunto isso porque aqui na minha empresa muitos não respondem. E cada um dos que respondem, tem o seu próprio jeito de responder."

Vamos lá. A sua pergunta é bem atual, porque o e-mail se tornou a principal ferramenta de comunicação em muitas empresas. E algumas delas estão sendo atoladas pelo excesso de mensagens trocadas.

Começando pelo básico: empresas precisam de eficiência. Portanto, a melhor maneira de responder é no estilo direto e sem floreios. Quanto mais curta a resposta, melhor, desde que ela não deixe dúvidas.

Então, o que deve ser evitado?

Primeiro: literatura. Tem gente que conta uma looonga história para no fim dizer que concorda com o que leu.

Segundo: frases que nada têm a ver com o assunto. Por exemplo, citações de textos laicos ou religiosos no fim da mensagem.

Terceiro: mistura de assuntos. O ideal é sempre se limitar a um único tema por e-mail, porque em muitos casos será necessário uma troca de vários e-mails até que se chegue a uma conclusão. E é mais fácil e mais produtivo reler o que já foi escrito se não houver congestionamento de temas.

Quarto: não mandar cópia para quem não precisa recebê-lo. Esse talvez seja o maior problema. Quem escreve para um, copia outros vinte. E cada um dos copiados responde copiando a todos os outros. No fim, um assunto que dois poderiam resolver, gera uma perda geral de tempo.

Um pequeno manual de troca de e-mails resolveria tudo isso, desde que o seu conteúdo não seja previamente discutido por e-mail com todos os envolvidos. Se for, o manual terá vinte páginas quando só precisa ter dez linhas.

Max Gehringer, para CBN.