Áudio original disponível no site da CBN. E se você quiser ler os comentários anteriores do Max Gehringer, publicados aqui, basta clicar neste link.
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Em quanto tempo os e-mails devem ser respondidos?
Uma ouvinte escreve: "Sou gestora de recursos humanos em uma empresa e fui encarregada de determinar um prazo para que os e-mails sejam respondidos, devido a queixas de que muitos funcionários não se dão ao trabalho de respondê-los. Há alguma regra de bom senso para estabelecer esse prazo?"
Bom, há uma. E-mails que um subordinado recebe do seu superior direto devem ser respondidos em 30 segundos. Tirando isso, é bem possível que determinar um prazo irá atravancar o trabalho em vez de torná-lo mais produtivo.
A minha sugestão seria você estabelecer regras para e-mails e colocar o prazo como um dos itens. Aqui vão algumas dicas sobre essas regras:
Primeira: se o assunto for urgente, use o telefone.
Segunda: seja sucinto no texto. Quatro linhas, no máximo.
Terceira: não complique o visual. Utilize uma fonte de fácil leitura, sem cores, sem figuras e sem escrever a mensagem inteira em letras maiúsculas.
Quarta: evite cópias desnecessárias.
Quinta: seja seletivo nos assuntos. Não sobrecarregue a caixa postal dos colegas com e-mails que não requerem resposta imediata.
Sexta: avise quando uma resposta não é necessária. Por exemplo: "Só para informação, não é preciso responder."
Sétima: se a mensagem recebida atende a todos esses requisitos, responda em, no máximo, três horas. Por que tanto? Porque a primeira regra já especifica que se a resposta precisa ser urgente, o assunto deve ser tratado por telefone.
O e-mail é uma ótima ferramenta de comunicação, desde que não se transforme em um vício.
Max Gehringer, para CBN.
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