Áudio original disponível no site da CBN (link aqui). E se você quiser ler os comentários anteriores do Max Gehringer, publicados aqui, basta clicar neste link.
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'Reuniões estão cada vez mais longas e menos produtivas'
Um ouvinte escreve: "Semanalmente, temos em nossa empresa uma reunião de operações, com representantes de vários setores. O meu chefe é o coordenador dela e está preocupado porque, a cada semana, a reunião fica mais longa e menos produtiva. Porque cada participante insiste em dar longos palpites, qualquer que seja o tema levantado. Meu chefe me pediu para lhe escrever e perguntar se você tem alguma sugestão para evitar tanto desperdício de tempo e de esforços."
Sim, tenho. Eu sugiro que o seu chefe abdique da coordenação. Qualquer reunião depende basicamente de quem a está conduzindo, tanto em termos de duração quanto de conteúdo. Eu presumo que seu chefe não possa, ou não queira, interromper os participantes que nada têm a contribuir e passar a palavra a quem realmente tenha o que dizer. Só isso já é suficiente para transformar qualquer reunião em um concurso de vaidades pessoais.
Caso não tenha sido concedida a seu chefe a autoridade para efetivamente comandar a reunião, ele deve exigí-la. Se isso for melindrar os demais participantes, seu chefe pode propor uma coordenação rotativa: cada semana, um dos participantes se encarregaria dos trabalhos.
O mais importante, porém, é a imposição de algumas regras elementares:
A primeira é distribuir uma agenda prévia, com a lista de todos os assuntos que serão discutidos.
A segunda é determinar o tempo de duração de cada assunto. Se o tempo estourar, passa-se ao assunto seguinte.
A terceira é impedir que sejam discutidos temas que não constem na agenda do dia.
E a quarta é o compromisso de todos para respeitar a autoridade do coordenador do dia.
Sinto que seu chefe tenha que ouvir isso, mas não existem reuniões ruins. Existem apenas reuniões mal conduzidas.
Max Gehringer, para CBN.
Um comentário:
Concordo! Já participei de reuniões totalmente sem sentido, mas porque quem coordenava deixava o negócio correr solto, daí realmente fica chata e sem sentido.
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