2016-03-01

Em quanto tempo os e-mails devem ser respondidos? - by Max Gehringer

Transcrição do comentário do Max Gehringer para a rádio CBN, do dia 01/03/2016, com a reprise do comentário do dia 15/07/2015, com algumas regras básicas para e-mails.

Áudio original disponível no site da CBN. E se você quiser ler os comentários anteriores do Max Gehringer, publicados aqui, basta clicar neste link.

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Em quanto tempo os e-mails devem ser respondidos?

e-mail corporativo

Uma ouvinte escreve: "Sou gestora de recursos humanos em uma empresa e fui encarregada de determinar um prazo para que os e-mails sejam respondidos, devido a queixas de que muitos funcionários não se dão ao trabalho de respondê-los. Há alguma regra de bom senso para estabelecer esse prazo?"

Bom, há uma. E-mails que um subordinado recebe do seu superior direto devem ser respondidos em 30 segundos. Tirando isso, é bem possível que determinar um prazo irá atravancar o trabalho em vez de torná-lo mais produtivo.

A minha sugestão seria você estabelecer regras para e-mails e colocar o prazo como um dos itens. Aqui vão algumas dicas sobre essas regras:

Primeira: se o assunto for urgente, use o telefone.

Segunda: seja sucinto no texto. Quatro linhas, no máximo.

Terceira: não complique o visual. Utilize uma fonte de fácil leitura, sem cores, sem figuras e sem escrever a mensagem inteira em letras maiúsculas.

Quarta: evite cópias desnecessárias.

Quinta: seja seletivo nos assuntos. Não sobrecarregue a caixa postal dos colegas com e-mails que não requerem resposta imediata.

Sexta: avise quando uma resposta não é necessária. Por exemplo: "Só para informação, não é preciso responder."

Sétima: se a mensagem recebida atende a todos esses requisitos, responda em, no máximo, três horas. Por que tanto? Porque a primeira regra já especifica que se a resposta precisa ser urgente, o assunto deve ser tratado por telefone.

O e-mail é uma ótima ferramenta de comunicação, desde que não se transforme em um vício.

Max Gehringer, para CBN.


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