'Sou responsável por redigir manuais de procedimentos, mas ninguém liga para eles' - by Max Gehringer

Transcrição do comentário do Max Gehringer para a rádio CBN, do dia 19/07/2012, com uma dica para quem produz manuais de procedimento de como torná-los mais atrativos.

Áudio original disponível no site da CBN (link aqui). E se você quiser ler os comentários anteriores do Max Gehringer, publicados aqui, basta clicar neste link.

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'Sou responsável por redigir manuais de procedimentos, mas ninguém liga para eles'

"Meu trabalho consiste em redigir os manuais de procedimentos da empresa", relata um ouvinte. "Já escrevi pelo menos uma centena deles. E levo um tempo enorme para colher todos os dados, e depois redigir e revistar. Em seguida, os manuais são encadernados e entregues a cada departamento. E aí... nada mais acontece. Eles acabam se enchendo de pó numa estante ou ficam esquecidos em gavetas. Como posso mostrar a importância do trabalho que eu realizo?"

Vamos começar pela utilidade. Em empresas altamente técnicas ou que possuam operações em diversas cidades ou países, os manuais são a forma de garantir a uniformidade dos procedimentos. E só isso já os torna indispensáveis. Porém, imaginar que esses manuais serão lidos de cabo a rabo por funcionários acostumados a executar as tarefas neles descritas, já é ser otimista demais.

A melhor maneira de encarar a contribuição que um manual pode oferecer é compará-lo a um dicionário. Ninguém, ou pelo menos ninguém normal, vai comprar um dicionário e gastar semanas para lê-lo da primeira à última palavra. Dicionários são usados esporadicamente e rapidamente como referência, para quem precisa checar a definição, a grafia ou a etimologia de uma palavra. Quando o auxílio se faz necessário, tanto no dicionário quanto no manual, a explicação está lá. Completa e satisfatória.

Mas eu posso oferecer uma sugestão ao nosso ouvinte. Ilustre os manuais com pequenas pílulas de fatos pitorescos, frases divertidas ou histórias em quadrinhos, desde que tenham relação com o tema abordado. Eu fiz isso nos poucos manuais que escrevi, colocando ao final de cada página, um box chamado "pausa para um cafezinho". Isso despertava a atenção e tirava a aridez da leitura. Não sei se o pessoal lia o resto do manual, mas ninguém o ignorava. E creio que seja apenas isso que o nosso ouvinte esteja querendo e precisando.

Max Gehringer, para CBN.